Hogyan takarítsunk meg akár 30%-ot fuvarköltségeinken

ESETTANULMÁMY

Hogyan segíthet a Transopt költséget csökkenteni?

Gyakran keresnek meg minket kisebb-nagyobb méretű cégek azzal a kérdéssel, hogy mennyit tudnának ők megtakarítani a járatoptimalizáló szoftverünk alkalmazása esetén. Erre a kérdésre a jelenlegi fuvarszervezési módszertanuk ismerete nélkül elég nehéz konkrét választ adni, de tapasztalatunk szerint, a szoftveresen nem támogatott rendszerekhez képest a Transopt rendszer használatával minimum 20% kilométer megtakarítás érhető el. A következő esettanulmányban egy ügyfelünk első megkeresésétől a sikeres bevezetésig tartó időszakot mutatnánk be, a fellépő nehézségek és az eredmények részletes ismertetésével.

Az ügyfél

Jelen ügyfelünk egy élelmiszer nagykereskedés folyamatosan nővő ügyfélkörrel és szállítási volumennel. Az első vizsgálataink idején napi 7-8 járművel látogattak meg napi 100-120 címet. A címek között megtalálhatóak voltak kisebb boltok, nagyobb kereskedelmi egységek, de éttermek is. Az igények eloszlása a telephelyhez közel és középtávon viszonylag sűrűn helyezkedett el, de sok távolabbi 1-1 címes település is megtalálható volt az ügyfélkörben. A kiszállított mennyiségek elég változatosak voltak, a pár kilóstól a több száz kilós megrendelésig.

Megszokás alapú fuvarszervezés

Érkezésünkkor egy rugalmatlan fuvarszervezéssel találkoztunk, ami szokás alapon működött. Ez azt jelentette, hogy a különböző ügyfelek napi szinten előre definiált túrákba voltak sorolva, egy évekkel ezelőtti állapotot tükrözve. Minden egyes új ügyfél érkezése esetén, ezek a már meglévő túrákba lettek besorolva. Egy ilyen rendszer azt jelenti a gyakorlatban, hogy a napi fuvarok közül mindegyik elindul, a járműveken lévő mennyiségek, és a meglátogatandó partnerek száma pedig az éppen aktuálisan rendelést feladó ügyfelek igényeitől és számától függött. Ennek köszönhetően a napi menetidők kiegyenlítetlenek, a rendelkezésre álló jármű kapacitások pedig kihasználatlanok voltak kisebb vagy átlagos terhelés esetén, csúcs időszakban pedig folyamatosan külsős szállítókat kellett alkalmazni a nagyobb igények kielégítésére. Tovább nehezítette a helyzetet, hogy a sofőrök nem kaptak részletes útitervet a meglátogatandó helyszínek sorrendjéről, erről saját belátásuk szerint dönthettek úgy, hogy az esetleges időkapukat is be kellett tartaniuk.

Első körös vizsgálatok

Elemzéseinkhez egy szezon időszaki hónap fuvar adatait kaptuk meg. Rendelkezésünkre álltak a teljesített járatok sorrendjei a felkeresett címekkel, az ezeken lévő ügyfelek időkapui és a kiszállított mennyiségek. Előszőr a címekkel kapcsolatos törzsadat tisztítását végeztük el, mivel ezek a címek gyakran megjegyzéseket tartalmaztak (akár az időkapura vonatkozóan), nem voltak pontosak, vagy csak az ügyfél nevét tartalmazták. Ezután már készen álltak a rögzített fuvartáblák a rendszerünkbe való importálásra a további vizsgálatokhoz. Importálás után minden egyes nap adatait rögzítettük: használt járművek száma, az általuk megtett kilométer, munkaidő és a kapacitás kihasználás. A rögzítés után pedig a Transopt járattervezővel újraterveztük ezeket a napokat, majd összehasonlítottuk az eredményeket.

Eredmények

Az első szembetűnő változás az újratervezés után, hogy napi szinten átlagosan 1 járművel kevesebb is elég lehetett volna a fuvarok teljesítéséhez. Mindezt úgy, hogy a napi 8 órás munkaidő maximum nem változott, de lényegesen kiegyenlítettebb lett a sofőrök között, a járművek átlagos kapacitás kihasználtsága pedig az átlagos 60%-ról 80%-ra nőtt. Ez annak volt köszönhető, hogy rendszerünk az előre rögzített fuvarköröket a nulláról építette újra napi szinten, és így lehetősége volt a különböző címeket optimálisan körjáratba illeszteni a megadott korlátozások (kapacitások, időkapuk) szigorú betartásával. A járműszám csökkenését nagyban befolyásolta az aktuálisan felkeresett igénypontok területi eloszlása, és a rendelt mennyiségek nagysága is. Az 1. diagramon jól látszik, hogy a vizsgált időszakban voltak napok, ahol ezen korlátozások miatt, a járműszám változatlan maradt, de voltak napok, ahol akár 2 járművel kevesebb is elég lehetett volna.

Másik jelentős változás az eredeti tervekhez képest a napi megtett kilométerek számában látszik. A járműszám csökkenéssel az gondolhatnánk, hogy a sofőrök által megtett utak növekedni fognak, de az optimalizálásnak köszönhetően, itt is szignifikáns csökkenést tapasztalhatunk. A 2. és a 3. ábrán jól látszik, hogy a megspórolható kilométerek aránya napi szinten eltérő, egyes esetekben 100 km körüli, de máshol 500 km is megtakarítható.

Összességében a vizsgált hónap során kb. 5700 kilométert lehetett volna csökkenteni a megtett kilométereken a Transopt alkalmazás használatával, ami az összes megtett kilométer 22%-a . Ez a jelenlegi üzemanyagárak figyelembevételével kb. 500-600 ezer Forint megtakarítást jelent havi szinten, és itt még nem vettük figyelembe azt a költséget, ami a kevesebb jármű használat miatti plusz megtakarítást jelenti: munkabér, amortizáció stb.

Rendszer Bevezetés Lépésről Lépésre

Felmérés

2022 Január

A vizsgálatok után, a kedvező mutatók miatt, ügyfelünk a Transopt rendszer bevezetése mellett döntött, ezért elkezdtük felmérni a bevezetés körülményeit.

2022 Január

2022 Február

Integráció

2022 Február

Szükségünk volt napi szinten egy megfelelő adatcsomagra, ami alapján rendszerünk el tudja készíteni a terveket. Erre jelenleg két lehetőségünk van: közvetlen adatkapcsolat a vállalatirányítási rendszerrel API segítségével vagy a vállalatirányítási rendszerből előállított táblák importálásával.

Ügyfelünk vállalatirányítási rendszere nem rendelkezett API kapcsolattal, így az utóbbi mellett döntöttünk.

Az ERP szolgáltató oldaláról egy gyors fejlesztéssel megoldható volt a megfelelő import tábla elkészítése. Így már csak a megfelelő törzsadatok ügyfél oldali korrigálása volt hátra: konzisztens címek, időkapuk és nyitvatartási idők.

Oktatás és Utókövetés

2022 Március

Ezután már csak pár oktatási alkalomra volt szükség az ügyfél fuvarszervező kollegájával. Itt megismertettük a rendszer használatával, a rendszer nyújtotta lehetőségekkel és az egyedi helyzetek kezelésének módjával: kieső sofőr/jármű, hirtelen igény felmerülés kezelése stb. Az rendszer éles használata során az első 1 hónap bevezetési időszakában folyamatosan rendelkezésre álltunk, hogy a felmerülő kérdésekre azonnal tudjunk reagálni és segítsük a hatékony tervezést.

2022 Március

Tapasztalatok

A vizsgálataink által mutatott számok éles környezetben való használat során is megjelentek, néhol túl is szárnyaltuk azokat megfelelő rendszerbeállításokkal. A megtakarításokon felül elmondható, hogy mára az általános fuvarszervezési feladat kb. napi 5-10 percet vesz igénybe. Ebbe beletartozik a másnapi fuvar feladtok importja, az automatikus fuvartervezés a Transopt rendszerben, és az elkészült tervek rendszeren belüli küldése a sofőrök számára. A sofőröknek már nem kell eldönteniük a megfelelő járatsorrendet a rendszertől kapott Google térkép megléte miatt, és a teljes fuvarfeladatról részletes tájékoztatást kapnak a mellékelt riportok alapján: indulási idő, menetidő, ügyfelek felkeresési ideje stb.

Elmondható, hogy a rendszerünk bevezetése sikeres volt, és újabb elégedett ügyfelet tudhatunk a Transopt köreiben.